Politica de confidențialitate

1. Cine prelucrează datele

Operatorul datelor este furnizorul AVAI («noi»):

Pentru orice întrebare sau cerere privind datele dumneavoastră, scrieți-ne la contact@avai.ro.

2. Pe scurt

• Site-ul nu folosește cookie-uri, instrumente de analiză a traficului sau reclame.
• Folosim datele numai ca să vă răspundem, să furnizăm serviciul și să respectăm legea. Nu vindem date personale.
• Cererile de demonstrație se șterg după 12 luni.
• Înregistrările și transcrierile apelurilor se șterg automat după 15 zile.
• Datele cardului ajung numai la Stripe, procesatorul nostru de plăți.
• Pentru datele celor care sună la firmele care folosesc AVAI, firma apelată decide; noi le prelucrăm în numele ei.

3. Când vizitați site-ul

Site-ul nu folosește cookie-uri și nu are instrumente de analiză sau reclame. În browserul dumneavoastră păstrează doar tema aleasă din antet (zi sau noapte), dacă o schimbați.

Ca orice site, și al nostru primește la fiecare vizită adresa IP și date tehnice despre browser. Cloudflare, care găzduiește site-ul, le folosește pentru a livra paginile și a le proteja de atacuri. Temeiul este interesul nostru legitim de a avea un site sigur și funcțional (art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR).

4. Când cereți o demonstrație

Ce date: numele, adresa de email și, dacă le completați, telefonul, firma, domeniul de activitate și mesajul, plus pagina de pe care ați trimis cererea. Adresa IP o folosim 10 minute, ca să limităm cererile repetate, și nu o păstrăm cu cererea.

De ce: ca să vă răspundem și să vă prezentăm serviciul. Cererea ajunge la echipa noastră prin email și printr-o notificare internă pe Discord.

Temei: consimțământul dat prin bifarea căsuței din formular (art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR) și demersurile făcute la cererea dumneavoastră înainte de un eventual contract (lit. b). Vă puteți retrage oricând consimțământul, scriindu-ne la contact@avai.ro.

Cât timp: 12 luni de la trimitere; apoi cererea se șterge automat.

5. Când folosiți aplicația

Ce date:

• numele, adresa de email și poza de profil din contul Google cu care vă autentificați;
• firmele în care sunteți membru, rolul dumneavoastră și invitațiile trimise (adresa de email a persoanei invitate);
• datele firmei: CUI, denumire, număr de înregistrare și adresă, preluate de la ANAF sau din certificatul de înregistrare încărcat, plus telefonul, site-ul și adresa de email pentru facturi;
• configurarea serviciului: asistenții, instrucțiunile, sursele de informații, numerele și mesajele audio;
• canalele pe care alegeți să primiți alerte (adrese de email, webhook-uri Discord, conversații Telegram);
• accesele acordate echipei de suport și jurnalul lor.

De ce și pe ce temei: pentru a crea și administra contul, a furniza serviciul și a trimite mesajele legate de cont, cum sunt invitațiile, alertele și facturile (executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR); pentru securitate și prevenirea fraudelor (interesul nostru legitim, lit. f).

Cât timp: cât timp contul este activ. La închiderea contului ștergem datele, în afara celor pe care legea ne obligă să le păstrăm, cum sunt facturile.

6. Plăți și facturi

Plățile cu cardul sunt procesate de Stripe. Numărul cardului îl introduceți numai pe paginile Stripe și nu ajunge la noi; primim de la Stripe doar tipul cardului, ultimele 4 cifre și data expirării, ca să vi le arătăm în aplicație.

Păstrăm plățile, facturile, cererile de rambursare și eventualele contestații la bancă, ca să ținem evidența soldului, să emitem facturile și să prevenim fraudele. Temeiul este executarea contractului, obligațiile legale contabile și fiscale (art. 6 alin. (1) lit. b) și c) din GDPR) și interesul legitim de a preveni fraudele (lit. f). Facturile și documentele contabile le păstrăm cât cer legile contabile și fiscale.

Stripe prelucrează datele plăților și ca operator independent, pentru propriile obligații legale și pentru prevenirea fraudelor, conform politicii sale de confidențialitate.

7. Apelurile preluate de asistent

Când cineva sună la o firmă care folosește AVAI, prelucrăm numărul apelantului, înregistrarea și transcrierea convorbirii, rezumatul ei și datele cerute de asistent (de exemplu, numele sau ora dorită pentru o programare); firma își poate ține și o agendă cu apelanții.

Pentru aceste date, firma apelată este operator: ea decide cum folosește asistentul și ce face cu datele. Noi le prelucrăm în numele ei, ca persoană împuternicită, numai pentru a-i furniza serviciul (vedeți Termeni și condiții). Dacă ați sunat la o astfel de firmă, adresați-i ei întrebările și cererile despre datele dumneavoastră; vă ajutăm și noi, la contact@avai.ro.

În timpul apelului, vocea apelantului este transformată în text, iar răspunsurile asistentului sunt formulate și rostite cu ajutorul furnizorilor de mai jos.

Cât timp: înregistrările și transcrierile se șterg automat după 15 zile. Rezumatele și agenda rămân în contul firmei cât timp acesta este activ.

8. Cookie-uri și stocare în browser

Site-ul avai.ro nu folosește cookie-uri. Păstrează în browser, în stocarea locală, un singur lucru: tema aleasă din antet (zi sau noapte), numai dacă o schimbați, ca să o regăsiți la vizitele următoare. Nu conține date despre dumneavoastră și nu ne este trimisă. Dispare când alegeți din nou tema sistemului sau când ștergeți datele site-ului din browser.

Aplicația de la app.avai.ro păstrează în browser sesiunea de autentificare, fără de care nu ați putea rămâne conectat. Nu folosește cookie-uri de analiză sau de reclamă.

Paginile de plată Stripe și autentificarea Google folosesc propriile cookie-uri, conform politicilor acestor furnizori.

9. Cui transmitem datele

Transmitem datele numai furnizorilor care ne ajută să oferim serviciul, care le prelucrează în numele nostru și după instrucțiunile noastre:

• Stripe: plățile cu cardul;
• Google: autentificarea în aplicație;
• Cloudflare: găzduirea site-ului și a aplicației, stocarea înregistrărilor apelurilor și a copiilor de siguranță;
• Hetzner: serverele pe care rulează asistenții vocali;
• Brevo: trimiterea emailurilor (invitații, alerte, facturi, cereri de demonstrație);
• Soniox și Groq: transformarea vocii apelantului în text;
• Modular, Cerebras, Groq și Entrim: modelele de limbaj care formulează răspunsurile asistentului și rezumatele;
• ElevenLabs, Soniox, Cartesia și xAI: vocile asistentului;
• Discord: notificările interne ale echipei noastre despre cererile de demonstrație.

Alertele contului ajung pe Discord sau Telegram numai dacă firma alege aceste canale. Datele firmelor le căutăm la ANAF, după CUI, în registrele publice.

Transmitem date autorităților numai când legea ne obligă. Lista furnizorilor se poate schimba; o ținem la zi pe această pagină.

10. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Soniox folosește regiunea sa din Uniunea Europeană. Alți furnizori din listă prelucrează date și în afara Spațiului Economic European, mai ales în Statele Unite. În aceste cazuri, transferul se face pe baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene pentru companiile certificate în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework sau pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisie.

11. Cât timp păstrăm datele

• cererile de demonstrație: 12 luni de la trimitere;
• înregistrările și transcrierile apelurilor: 15 zile;
• contul, datele firmei și configurarea serviciului: cât timp contul este activ;
• facturile și documentele contabile: cât cer legile contabile și fiscale;
• adresa IP folosită la limitarea cererilor de demonstrație: 10 minute.

12. Drepturile dumneavoastră

Potrivit GDPR, aveți dreptul:

• să aflați ce date prelucrăm despre dumneavoastră și să primiți o copie a lor;
• să cereți corectarea datelor inexacte;
• să cereți ștergerea datelor, când nu mai avem un motiv legal să le păstrăm;
• să cereți restricționarea prelucrării;
• să primiți datele într-un format structurat și să le transmiteți altui operator (portabilitate);
• să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul nostru legitim;
• să vă retrageți oricând consimțământul, fără ca aceasta să afecteze prelucrarea făcută până atunci.

Scrieți-ne la contact@avai.ro. Vă răspundem în cel mult o lună și vă putem cere informații care să confirme că cererea vine de la dumneavoastră.

Aveți și dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).

13. Cum protejăm datele

Site-ul și aplicația folosesc numai conexiuni criptate (HTTPS). Fiecare firmă își vede numai datele ei, prin reguli verificate pe server, iar echipa noastră intră în contul unei firme numai cu acordul unui administrator al ei, pe o durată limitată și cu jurnal de acces.

14. Decizii automate

Asistentul vocal răspunde automat la apeluri, dar nu ia decizii cu efecte juridice asupra apelanților și nici decizii care să îi afecteze în mod similar de semnificativ. Cererile pe care le notează sunt rezolvate de firma apelată.

Când procesatorul de plăți semnalează o plată drept frauduloasă, contul firmei se suspendă automat până la verificarea făcută de echipa noastră. Ne puteți scrie oricând la contact@avai.ro pentru a cere această verificare.

15. Modificări

Când schimbăm această politică, publicăm aici noua versiune, cu data de la care se aplică. Schimbările importante le anunțăm și prin email sau în aplicație.