Clienții: fișe, grupuri, import și export

Fiecare persoană care sună la firmă devine automat un client în pagina Clienți: cu numărul ei, câte apeluri a făcut și când a sunat ultima dată. Dumneavoastră îi adăugați un nume și o notă, o puneți în grupuri și o regăsiți ușor la următorul apel. Apelurile cu număr ascuns și apelurile de test nu creează clienți.

Lista clienților

Sus sunt grupurile, fiecare cu numărul de clienți: Toți clienții, apoi grupurile firmei. Un clic pe un grup arată doar clienții lui. Dedesubt, lista: cel mai recent apel primul, cu numele (sau „fără nume”), numărul, data ultimului apel și numărul de apeluri. Căutați după număr sau nume.

Fișa clientului

Un clic pe un client îi deschide fișa:

• numele, pe care îl schimbați direct în fișă (creionul din fața lui), și numărul, cu un buton de copiere;
• grupurile clientului, ca etichete colorate;
• Sună, care pornește apelul de pe telefonul ori computerul dumneavoastră, și Vezi apelurile, care deschide apelurile clientului în pagina Apeluri;
• câte apeluri a făcut, când a fost ultimul și câte cereri ale lui sunt încă de rezolvat;
• Nota: ce e bine de știut despre client, de exemplu „Preferă să fie sunată după ora 17”.

Numele și nota se salvează cu Salvează (sau Ctrl+S, respectiv ⌘S pe Mac). Oricine din echipă le poate modifica.

Activitatea clientului

Un clic pe numărul de apeluri, sau pe cele de rezolvat, deschide activitatea clientului: apelurile lui, cele mai noi primele, fiecare cu ce a cerut, momentul cerut, starea cererii și cine a rezolvat-o. Filele Toate și De rezolvat le despart, iar un clic pe un apel îl deschide în pagina Apeluri.

Grupurile

Grupurile le gestionează Administratorii. Adaugă un grup deschide un grup nou: un Nume (unic în firmă) și o Culoare. Rotița de pe un grup îl redenumește, îi schimbă culoarea sau îl șterge; la ștergere, clienții rămân în listă, dispare doar grupul. O firmă poate avea cel mult 30 de grupuri.

Un client se adaugă într-un grup din fișa lui, de la eticheta punctată de după grupurile lui, sau la import.

Importul din Excel sau CSV

Dacă aveți deja o listă de clienți, o importați (Administratorii):

1. Pregătiți un fișier CSV cu numărul de telefon al fiecărui client și, dacă vreți, numele și o notă, câte un client pe linie. Prima linie poate avea titlurile coloanelor, de exemplu Număr, Nume, Notă. Din Excel: Fișier → Salvare ca → CSV. Panoul are și un fișier de exemplu, la Descarcă un exemplu.
2. Apăsați Importă și alegeți fișierul (de cel mult 2 MB).
3. Panoul citește fișierul și vă arată câți clienți va importa și ce linii sare, cu motivul: un număr invalid sau un număr care apare de două ori.
4. Bifați, dacă doriți, grupurile în care intră toți clienții importați.
5. Apăsați Importă.

Un număr nou devine client; pentru un număr care există deja, se actualizează numele și nota, acolo unde fișierul le are. Grupurile bifate se adaugă clienților, fără să le scoată din altele. Se pot importa cel mult 5.000 de clienți dintr-un fișier.

Exportul

Exportă (tot pentru Administratori) descarcă, ca fișier CSV, clienții pe care îi arată lista: toți sau doar cei din grupul ales. Fișierul se deschide în Excel.

Ce urmează

Vedeți ce spun apelurile despre firmă în ghidul despre statistici.